Business Club de France : Votre Assistant Privé vous aide à classer vos papiers administratifs !

À Paris, Votre Assistant Privé surfe l’évolution spectaculaire des services à la personne en lançant un nouveau type de service : vous aider à classer vos papiers administratifs ! Des services également destinés aux petites entreprises. Avec Patrick Soubeyran, Pdt fondateur.

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Retranscription de l’ITW de Patrick SOUBEYRAN :

Durée : 13’36’’

Michel PICOT : Bienvenue, dans quelques secondes nous irons en Haute-Savoie pour découvrir l’entreprise familiale « Les 2 marmottes », des passionnés de saveurs pour vos tisanes, qui ont su transmettre leur passion et leur grande variété d’arôme, y compris auprès des enfants. C’est une belle histoire pour cette entreprise qui connait un succès impressionnant que nous vous raconterons aujourd’hui. Avec le boom des services à la personne, une jeune entreprise s’est positionnée sur un créneau bien précis : l’aide administrative, en d’autres termes, vous aider à gérer vos propres papiers persos mais aussi l’administration des petites entreprises, son nom Votre Assistant Privé. Sa progression est intéressante, mais une question se pose « confirez-vous vos papiers persos à une entreprise ? ». Et puis les technologies ne saissent de créer de nouveaux business, d’aileurs Votre Assistant Privé en est un exemple, mais nous verrons coment aller plus loin et nous serons en compagnie notamment de l’homme numérique de l’année 2010…

Michel PICOT : … dans un instant, changement de décor, nous parlerons des services à la personne, et notamment d’un service qui vous permettra de ne plus vous occupez de vos papiers administratifs chez vous, c’est juste après la pause sur BFM Radio, à tout de suite… L’idée est tellement simple mais redoutablement efficace, à se demander pourquoi l’entreprise dpnt nous allons parler n’a pas été crée plus tôt. En tous cas, ils sont pratiquement les seuls aujourd’hui, je m’explique : vous êtes un particulier débordé, vous voulez passer un peu plus de temps libre avec votre famille et vos enfants, donc les démarches administratives à la maison sont toujours remises à demain dans le meilleur des cas, et souvent on oublie des choses importantes. Et puis vous êtes indépendants, profession libérale, et vous le savez vos journées de 36h laissent peu de temps aux démarches administratives et pourtant vous le savez, elles sont incontournables dans votre fonction, il faut donc aujourd’hui une 37ème heure dans votre journée, impossible ! Nous sommes tous finalement concernés d’une manière ou d’une autre par ce manque de temps, d’envie aussi parce qu’on peut toujours faire autre chose de plus passionant que de trier, classer et répondre à tous ses papiers administratifs. En tous cas pourquoi ne pas sous-traiter, c’était une bonne question et c’est ce que propose depuis 2006 l’entreprise Votre Assistant Privé que vous avez créé Patrick SOUBEYRAN. Bonjour.

Patrick SOUBEYRAN : Bonjour

Michel PICOT : Ce que je racontais en introduction, en quelques sorte ce qui vous a poussé vous à créer Votre Assistant Privé finalement ça part d’un constat ?

Patrick SOUBEYRAN : Oui absolument, alors en fait ce concept de service existe dans d’autres pays et il se trouve que j’ai moi-même un passé à l’international où j’ai été notamment business développeur dans un groupe du CAC 40 et j’ai constaté l’existance de ce service, j’en ai en fait profité moi-même à titre personnel en Asie ou dans des pays anglo-saxons. Il s’agit d’un concept qui remet au goût du jour le concept un peu suranné de secrétaire particulier et nous avons donc calqué ce modèle sur des modèles anglo-saxons mais nous l’avons en fait développé, comme on va peut être revenir là-dessus mais on l’a développé un petit peu plus loin et on en a fait un service extrêmement innovant. A mon retour d’expatriation, j’étais à l’époque cadre supérieur avec une femme qui travaillait, 3 enfants, et j’ai moi-même recherché ce service sans le trouver. Il se trouve qu’à l’époque, en 2006, le boom médiatique des services personnels était là …

Michel PICOT : On va développer ça parce que là vous avez surfez totalement effectivement les services à la personne a connu ce boom. Ce boom essentiellement lié aux avantages fiscaux qui sont liés aux services à la personne. Mais je voudrais quand même que l’on revienne sur cette notion de secrétariat particulier. La plupart de nos auditeurs doivent se dire « houlà c’est pas pour moi une secrétaire particulière, faut pas rêver », la plupart des chefs d’entreprise hésitent encore à avoir une secrétaire. Vous vous avez un concept qui est peut être un peu plus juste, c’est Assistant Privé et Assistant à la carte presque, c’est bien ça ?

Patrick SOUBEYRAN : Alors totalement,

Michel PICOT : On n’est pas à embaucher quelqu’un chez soi, à domicile ou à l’entreprise ?

Patrick SOUBEYRAN : moi-même j’étais pas quelqu’un d’absolument richissime et le concept d’Votre Assistant Privé est d’effectivement offrir un service qui soit relativement démocratique, qui s’adresse au plus grand nombre par un système opérationnel qui est complètement à la carte. C’est-à-dire que le service est absolument flexible, gère les gros et petits besoins, et la plupart de nos clients en fait ont des besoins qui sont des besoins de gestion courante, qui ne dépassent pas 3 à 6h par mois en réalité. Et c’est ce concept là, de mutualisation de ressources sur des clients particuliers/professionnels que nous avons développé au plan opérationnel.

Michel PICOT : Alors on va revenir juste sur cette petite parenthèse et effectivement je l’évoquai tout à l’heure, ces avantages fiscaux ont permis de booster considérablement l’offre de service à la personne, c’est bien ça, et là vous vous êtes dit, parce que vous avez commencez pour les professionnels au début en 2006, c’est bien ça ?

Patrick SOUBEYRAN : Alors non, le concept à démarré on a commencé sur le service de secrétaire particulier, plutôt dédié aux particuliers, aux personnes privées. Effectivement on s’inscrivait à ce moment là dans une tendance assez forte de développement des services à la personne, un plan gouvernemental qui s’est appelé Loi Borloo, avec des mesures fiscales associées mais en fait on s’est très vite rendu compte de l’énormité du besoin sur une clientèle professionnelle. Donc un an plus tard, on a créé Officéo, qui lui s’adresse aux professionnels et propose un service qui est basé sur les mêmes principes opérationnels, c’est-à-dire une grande flexibilité, gros et petits besoins, complètement à la carte mais sur une clientèle d’indépendants, de libéraux, de PME et de TPE voir aujourd’hui d’auto-entrepreneurs, puisque c’est un statut à la mode. Le principe c’est vraiment, j’ai besoin d’Votre Assistant Privé parce que j’ai un pic d’activité, j’ai tout d’un coup 3 000 factures à gérer sur 3 mois, j’ai besoin d’un assistanat dans le domaine commercial, administratif, comptable voir un peu plus financier, j’ai totalement à la carte la possibilité de prendre un assistant privé, dans sa version professionnelle.

Michel PICOT : Alors moi la question que je me pose c’est quoi ? Vos assistants vont chez les particuliers par exemple et commencent à classer les papiers de banque, comment ça se passe finalement ? J’ai un peu de mal à visualiser ou alors vous gérez tout à distance parce que vous récupérez les papiers administratifs, comment ça se passe ?

Patrick SOUBEYRAN : Alors en fait c’est un mixte. La solution se veut une solution globale de la prise en charge de l’administratif d’un particulier ou d’un professionnel. La relation intuitut personnelle est extrêmement importante donc on a beaucoup travaillé sur la partie métier, ressources humaines, l’aspect physique du métier et donc à la base l’assistant personnel est quelqu’un que le client connaît, identifie, mais en réalité derrière il y a toute une palette de services dématérialisés par l’intermédiaire d’une plateforme collaborative que nous avons développé un peu plus tard. Donc nous avons apporté un contenu technologique à ce service qui permet en fait, au-delà des interventions sur site, de prendre en charge, à distance, un certain nombre de dossiers, d’assurer une continuité du service.

Michel PICOT : Vous numérisez tous les documents dans un coffre-fort numérique

Patrick SOUBEYRAN : l’idée c’est ça , absolument. Donc au sein de cette plateforme on a développé toute une palette de services , un coffre-fort intelligent qui permet effectivement d’archiver ses papiers, de gérer ses échéances, d’envoyer par courrier n’importe quel document personnel.

Michel PICOT : Ca veut dire que vous êtes capable de me dire, si je vous confie que j’ai un tiers à payer à ce moment là, vous me mettez en alerte.

Patrick SOUBEYRAN : Absolument, voilà c’est ça. Vous allez avoir une alerte automatique qui va arriver par mail, qui vous aura été notifiée par le biais de cette plateforme, par votre assistant privé. Donc c’est en fait, si vous voulez, une solution de prise en charge globale qui repose sur un tiers de confiance, qui est votre assistant privé, mais qui derrière s’appuie sur un certain nombre d’outils technologiques dont un coffre-fort effectivement. Vous allez retrouver tous vos papiers scannés, ce qui est énormément demandé c’est effectivement tout ce qui se trouve autour de tout ce qui est reconstitution de ma carrière, la numérisation de ma carrière, mes fiches de paye, mais également mes échéances de contrats, la mise en concurrence de mes opérateurs téléphoniques…

Michel PICOT : Oui mais c’est toujours pareil, lorsque vous en avez besoin vous les trouvez jamais, c’est bien connu. Les 3 derniers relevés de compte ou quelque chose comme ça on les trouve jamais.

Patrick SOUBEYRAN : Ca a été le principe de cette plateforme technologique Michel, ça été réellement de dire « ça m’accompagne partout ». Je suis à Hong-Kong, je perds mon passeport, en 3 clics au consulat je retrouve la copie de mon passeport et je me fais refaire un duplicatat en 2 jours.

Michel PICOT : Patrick SOUBEYRAN on va parler de l’entreprise cette fois-ci, on a déjà parlé des activités. Combien de clients à ce jour, particuliers et professionnels, et puis après on va parler des tarfis aussi pour connaître mieux le business modèle.

Patrick SOUBEYRAN : Bon c’est effectivement une préoccupation, puisque la base de ce concept a été de mettre ce service à la porté du plus grand nombre. Alors historiquement le service à commencé sur une clientèle de particuliers, et aujourd’hui en fait nous avons 2 cannaux de commercialisation : nous vendons nos services en vente directe sous la marque Votre Assistant Privé, nous avons à ce jour en gestion directe 600 clients particuliers et 150 entreprises. Et par ailleurs, nous vendons notre service en marque blanche à des acteurs, des médias pour ne pas les citer, mais également de la prévoyance, de l’assistance ou encore du milieu bancaire. Et par ce biais là évidemment le nombre de clients est beaucoup plus important.

Michel PICOT : Quand vous travaillez en marque blanche c’est-à-dire que se sont les CE des entreprises qui vont offrir ce type de service à leur…

Patrick SOUBEYRAN : En fait, c’est pas les CE mais se sont des intermédiaires de prestation de services aux particuliers, très diverses et variées, qui trouvent un intérêt à mettre en inclusion dans leurs offres, un service complémentaire, sinergique, à leur marque, ce qu’on appelle marque grise, c’est-à-dire que parfois nous sommes mis en avant. Par exemple un grand groupe de médias, avec qui nous avons signé récemment a créé un service de pied, enfin d’assistants personnels, qui repose en parti sur des solutions web où la marque Votre Assistant Privé apparaît mais en réalité le média apparaît lui très directement.

Michel PICOT : Oui oui, c’est un service apporté.

Patrick SOUBEYRAN : C’est un service payant.

Michel PICOT : Oui, combien ça coûte justement ?

Patrick SOUBEYRAN : Alors bah en fait le principe c’est que ça coûte pas trop cher. Il se trouve qu’on a eu effectivement ce petit levier lié à la loi Borloo et c’est vrai que sur les particuliers aujourd’hui on bénéficie d’une défiscalisation sur nos services. Notre serrvice se veut d’abord très simple et très transparent sur les conditions tarifaires, c’est-à-dire qu’on ne paie qu’à l’heure effectivement réalisée, donc absolument aucun frais de déplacement, zéro coût masqué, pas de frais de dossier, pas de frais de sortie ou quoique ce soit. On ne paye qu’à l’heure effectivement réalisée sur site ou à distance par le biais de la plateforme où il y a un tracking qui est très bien fait. Et le service tourne autour, enfin il y a un principe de dégressivité au volume si vous voulez mais ça part au maximum pour des prestations un peu technique, dans le domaine comptable par exemple ou de la gestion financière, à 42€ de l’heure jusqu’à des tarifs de 30€, bon après il y a tout accords commerciaux.

Michel PICOT : Donc effectivement vous bénéficiez, comme pour tout service à la personne, de réduction d’impôts, mais ça c’est l’année 2, pas la première année. La première année on paie plein pot faut pas l’oublier.

Patrick SOUBEYRAN : Oui c’est vrai absolument.

Michel PICOT : Non mais faut le rappeler parcequ’on l’oublie très vite, parce qu’on affiche toujours des tarfis à -50 hors la première année c’est pas le cas. C’est pas un peu cher par moment ? Quel est le profil de vos clients ?

Patrick SOUBEYRAN : Ecoutez, le panier moyen des particuliers est de l’ordre de 6h par mois ce qui représente bonnant malant quelque chose autour de 200€ avant defiscalisation. C’est-à-dire qu’après defiscalisation vous pouvez donc déduire, sur la base d’une attestation fiscale 50% des sommes, donc le prix de revient est de 100€ en moyenne. Donc effectivement je dirai que le côté un peu démocratique d’Votre Assistant Privé c’est aussi la capacité à gérer des besoins à ne pas verrouiller les clients dans un contrat mais à gérer des besoins qui sont ponctuels et qui s’adaptent complètement aux besoins des clietns. Michel PICOT : Deux petites questions : les français vous confient facilement leurs papiers ? Ils n’ont pas peur que ça disparaisse, que ça soit vendu ? Parce que vous touvez quand même à des infos assez confidentielles là.

Patrick SOUBEYRAN : Alors ça a été un facteur je dirai d’heureuse surprise pour nous, c’est-à-dire qu’au départ on a fait une étude de marché, notamment un protocole d’enquête avec l’IFOP avant de lancer le concept, pour être sûr de son acceptabilité sur un marché comme le marché français où effectivement le rapport à la confidentialité privée peut être un peu différent des pays anglo-saxons et la partie financière était un facteur de rétissance assez fort. Oui je veux bien confier mes papiers, mes courriers, mes contrats etc. mais mes comptes bancaires c’est différent.

Michel PICOT : Pas mes impôts ni mes comptes bancaires.

Patrick SOUBEYRAN : Aujourd’hui vous avez 3 000 clients dans la plateforme qui utilisent régulièrement le module de gestion financière, c’est-à-dire la gestion des comptes bancaires, la gestion patrimoniale. Ca a été un facteur d’étonnement pour nous, d’heureux étonnement, de voir que finalement passé une certaine barrière de mise en confiance, la partie financière par exemple est très facilement confiée. Il faut savoir que 85% de nos assistantes, je parle d’assistantes parce qu’on a une majorité de femme…

Michel PICOT : Vous êtes combien d’ailleurs ?

Patrick SOUBEYRAN : Actuellement on est 40

Michel PICOT : D’accord

Patrick SOUBEYRAN : … une majorité de femme, 80% des assistantes détiennent les codes cartes bleues de leurs clients pour pouvoir faire des courses sur Internet.

Michel PICOT : Mais ça veut dire que vous êtes bardés de gardes fous, de chartes, de choses comme ça pour donner confiance non ?

Patrick SOUBEYRAN : Oui, alors nous évidement on est très blindé au niveau juridique, les clauses de confidentialité sont de tous les côtés néanmoins notre approche de la confidentialité elle est à deux niveaux. D’abord elle est au niveau de notre recrutement, c’est-à-dire que c’est un critère de sélection extrêment important pour nous. Nous sélectionnons des profils qui ont, je dirai par background professionnel, une culture très très forte de cette confidentialité. C’est souvent des gens qui ont travaillés en binome avec des grands patrons à un niveau top management, et donc qui ont cette culture de la confidentialité. C’est essentiel que dès les premières secondes de contact avec un Assistant Privé Votre Assistant Privé vous puissiez être absolument convaincu de cette notion de confidentialité.

Michel PICOT : Il vous reste allez 5 secondes : projet, le projet le plus important qui arrive là pour Votre Assistant Privé.

Patrick SOUBEYRAN : Alors le projet c’est d’abord la continuation de notre démarche commerciale vers les grands groupes et donc nous avons un certains nombres d’accords en préparation sur de très grands groupes, notamment dans le secteur de la prévoyance pour l’inclusion de nos services en marque blanche. Et le deuxième projet que je peux citer tout de suite, c’est l’extension géographique. Donc nous sommes aujourd’hui dans un certain nombre de ville en France, 5. Nous visons une couverture nationale et assez rapidement une sortie du territoire en commençant par des pays francphones frontaliers mais sans s’arrêter là et nous visons natamment le marché anglais à relativement courte échéance.

Michel PICOT : Merci, merci beaucoup Patrick SOUBEYRAN. Dans un instant toutes ces entreprises qui ont pu créer leur nouveau business grâce aux nouvelles technologies, c’est le cas d’Votre Assistant Privé notamment…