Conservation des documents administratifs

La conservation des divers documents administratifs se fait en fonction de leur durée de validité et du temps imparti pour une action en justice.

Voici les règles qui s’appliquent pour le tri et l’archivage des papiers.

A garder un an :

- Ordonnances
- Factures de téléphone
- Certificat de ramonage
- Taxe foncière et d’habitation (jusqu’à la fin de l’année d’imposition)

Attention : les chèques doivent être encaissés au plus tard un an et huit jours après leur émission.

A garder deux ans :

- Factures de gaz et d’électricité
- Factures d’eau (le délai passe à quatre ans si le prestataire est public)
- Attestations d’entretien annuel des chaudières
- Remboursements de maladie et maternité
- Avis de capital décès (deux ans à compter du décès)
- Documents liés aux prêts (deux ans après paiement de la dernière échéance)

A garder trois ans :

- Contraventions (trois ans à partir de la date de condamnation)
- Remboursements des cotisations d’allocations familiales

A garder quatre ans :

- Impôts sur le revenu et preuves du paiement des impôts

A garder cinq ans :

- Quittances de loyer
- Relevés de compte, virements, prélèvements, remises de chèques ou d’espèces, talons de chéquiers
- Documents utiles pour réclamer le paiement d’un salaire ou d’indemnités de licenciement

A garder dix ans (minimum) :

- Charges de copropriété et correspondance avec le Syndic
- Procès verbaux d’assemblées de copropriété

A garder à vie :

Santé :
- Carnet de vaccination
- Carte de groupe sanguin
- Carnet de santé d’un enfant
- Certificats et examens médicaux
- Radios

Famille :
- Livret de famille
- Actes d’état civil
- Contrat de mariage
- Jugement de divorce
- Documents liés à une adoption
- Acte de reconnaissance d’un enfant

Patrimoine :
- Documents liés aux biens apportés ou acquis lors du mariage
- Donations
- Legs
- Testament
- Succession

Travail :
- Diplômes
- Bulletins de salaire
- Contrats et certificats de travail
- Allocations chômage
- Remboursements, indemnités journalières et pièces médicales liées à un accident du travail
- Titres de paiement de la retraite

Cas particuliers :

- Contrat de location : à garder cinq ans après la fin du bail
- Etat des lieux, inventaire du mobilier, reçu de la caution : jusqu’au remboursement de ladite caution
- Titre de propriété d’un logement : jusqu’à la revente du bien
- Factures de prothèses : durant toute la durée de leur utilisation

Pour ce qui est des assurances :

Il faut conserver certains documents :
- Deux ans : quittances, avis d’échéances, preuves du règlement, correspondance
- Deux ans après la résiliation : contrats (assurance auto et habitation)
- Dix ans au delà de la durée du contrat : assurance vie, assurance décès
- A vie : documents composant un dossier relatif à un accident corporel

Pensez aussi :

- A conserver les justificatifs de l’existence de vos biens (photos, bons de garantie, rapports d’experts …) et la preuve de leur valeur (factures d’achat, de réparation …). Cela vous permettra de gagner un temps précieux en cas de cambriolage !

- A protéger vos documents contre le feu, l’eau, le vol. Vous pouvez en déposer un double soit chez un proche, soit dans un coffre-fort électronique ou auprès d’un service sécurisé de stockage de documents. Tous vos documents sont alors accessibles en ligne et gardent toute leur valeur juridique.

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