[Secrétaire indépendante] Fiche métier + Vidéo en 2min
Explorez le monde dynamique des secrétaires freelance, ces professionnels indépendants qui offrent leurs services sans être attachés à une entreprise en particulier. Sous le statut d’auto-entrepreneur, ils exercent leur métier avec flexibilité, apportant leur expertise de secrétariat sans être salariés dans une structure traditionnelle. Vous voulez en savoir plus ? C’est juste ici ! 👇
Sommaire
- Qu'est-ce qu'une secrétaire indépendante ?
- Quelles sont les missions d'une secrétaire indépendante ?
- Quelles sont les compétences d'une assistante indépendante ?
- Quel est le salaire d'une secrétaire auto entrepreneur ?
- Comment devenir secrétaire administrative indépendante ?
- Quel statut juridique pour une secrétaire indépendante ?
- Comment se lancer dans le secrétariat indépendant ?
- Quels sont les outils et logiciels de travail d'une secrétaire indépendante ?
- Comment trouver des clients quand on est secrétaire indépendante ?
- Questions fréquentes
Fiche métier complète en 2 min
Qu’est-ce qu’une secrétaire indépendante ?
La secrétaire indépendante administrative est une professionnelle auto-entrepreneur. Elle offre des prestations de services qui tendent à externaliser les processus administratifs en entreprise.
Elle peut être spécialisée dans le juridique, le commerce ou encore la comptabilité.
La secrétaire indépendante peut endosser plusieurs facettes : télésecrétaire indépendante, assistante administrative et commerciale indépendante, secrétaire de direction indépendante, à distance ou encore secrétaire à domicile…
Quelles sont les missions d’une secrétaire indépendante ?
Les missions d’une secrétaire indépendante sont diversifiées et adaptées aux besoins spécifiques de chaque client. On peut cependant les classifier en quatre catégories principales :
- Assistance administrative : Cela inclut la gestion du courrier électronique, la gestion d’agenda et la prise de rendez-vous, la gestion de documents, la gestion du standard téléphonique, ainsi que le classement et l’archivage de documents.
- Assistance commerciale : Les tâches comprennent le suivi des commandes et des factures, la gestion de la relation client, et la prospection commerciale.
- Aide à la comptabilité : Cela englobe la saisie des écritures comptables, la tenue de la trésorerie, et la préparation des déclarations de TVA.
- Autres missions : Cela peut inclure la gestion de projet, la communication (par exemple, rédaction de newsletters, mise à jour du site web), et l’aide à la recherche d’informations.
Quelles sont les compétences d’une assistante indépendante ?
Une assistante indépendante est polyvalente, elle doit regrouper de nombreuses :
1. Compétences techniques
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.)
- Connaissances en comptabilité et gestion
- Notions de droit et de réglementation
- Maîtrise d’outils de communication et de collaboration (Slack, Trello, etc.)
- Compétences en webmarketing (référencement, réseaux sociaux, etc.) selon les besoins du client
2. Compétences relationnelles
- Excellent sens du relationnel et de la communication
- Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec des personnes de tous horizons
- Discrétion et confidentialité
- Aisance relationnelle au téléphone et à l’écrit
- Esprit d’initiative et d’autonomie
3. Compétences organisationnelles
- Excellente capacité d’organisation et de gestion du temps
- Rigueur et précision
- Capacité à prioriser les tâches et à travailler sous pression
- Respect des délais et des consignes
- Capacité à s’adapter à des situations et des environnements de travail variés
Une secrétaire indépendante peut aussi choisir de se spécialiser. En plus d’une bonne connaissance du milieu d’exercice, certaines compétences spécifiques peuvent être requises pour certains domaines, par exemple pour les secrétaires juridiques ou médicales.
Quel est le salaire d’une secrétaire auto entrepreneur ?
Les fourchettes courantes placent une prestation à distance entre 30€ et 50€ HT de l’heure. Pour une intervention sur site, la moyenne est entre 35€ et 55€ HT.
Les tarifs pratiqués par les freelances ne font pas l’objet d’une grille de référence. Différents critères interviennent dans l’émission d’un devis.
A ne pas oublier que l’URSSAF taxe, en fonction de votre activité, environ 20% de vos revenus. Au delà d’un certain chiffre d’affaire, il faudra aussi considérer la TVA. Dans certaines situations, une exonération peut être accordée, le plus souvent suivant le statut juridique de la secrétaire indépendante.
Comment devenir secrétaire administrative indépendante ?
Pour exercer la profession de secrétaire administrative en freelance, choisissez une formation appropriée dès le départ. Du CAP au BTS, de nombreuses formations sont possibles.
Vous pouvez par exemple suivre l’un de ces parcours :
- BEP métiers des services administratifs ;
- Bac Pro « Gestion Administration » ;
- BTS gestion PME ;
- BTS support à l’action managériale ;
- DUT GEA (Gestion des Entreprises et des Administrations).
Les spécialisations sont nombreuses. Les cabinets comptables, cabinets juridiques ou structures médico-sociales ont souvent besoin d’une assistance administrative. En tant qu’indépendant, en choisissant de vous spécialiser, vous pouvez faire varier vos interlocuteurs et clients pour apporter une richesse supplémentaire à votre vie professionnelle.
Quel statut juridique pour une secrétaire indépendante ?
Les indépendants travaillent sous le statut de « micro-entrepreneur », dans une entreprise individuelle.
La procédure pour avoir le statut de micro-entrepreneur est simple, il suffit de se rendre sur le site du guichet unique de l’INPI et effectuer la déclaration en ligne.
Comment se lancer dans le secrétariat indépendant ?
Afin de s’installer en tant que secrétaire externe ou secrétaire freelance vous devez suivre certaines étapes nécessaires :
- Une formation sur un domaine particulier ou un aspect non maîtrisé ;
- Une étude de marché pour votre projet ;
- Une étude économique qui comprend un business plan et un plan financier ;
- L’achat de matériels nécessaires ; ordinateur, imprimante, etc. ;
- Se renseigner sur les documents à fournir et obtenir pour déclarer son entreprise (code APE/NAF, différents statuts, TVA, exonérations…)
- Le choix du statut juridique (micro-entrepreneur généralement) et l’enregistrement auprès de l’URSSAF ;
- Le lancement de l’activité et la prospection pour avoir des clients.
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Quels sont les outils et logiciels de travail d’une secrétaire indépendante ?
Une secrétaire indépendante pour être polyvalente, a besoin d’être épaulée par de nombreux logiciels, et d’en connaître le fonctionnement :
- Outils de gestion de courrier électronique et de calendrier :
- Microsoft Outlook : Intègre la gestion des emails, calendrier, contacts, et tâches.
- Google Workspace (Gmail, Google Calendar) : Offre une suite complète pour la gestion des emails, des rendez-vous, et des documents partagés.
- Logiciels de traitement de texte et de tableur :
- Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint) : Incontournable pour la création et la gestion de documents.
- Google Docs, Sheets, and Slides : Alternatives basées sur le cloud qui facilitent la collaboration en temps réel.
- Outils de gestion de projets et de tâches :
- Asana : Permet de planifier, suivre, et gérer des projets de manière visuelle.
- Trello : Basé sur le système Kanban pour la gestion des tâches et des projets.
- Solutions de communication et de vidéoconférence :
- Zoom : Pour les réunions en ligne et les vidéoconférences.
- Slack : Plateforme de communication pour les équipes, intégrant messagerie instantanée, appels, et partage de fichiers.
- Logiciels de comptabilité et de facturation :
- QuickBooks : Très populaire pour la gestion comptable, la facturation, et le suivi des dépenses.
- FreshBooks : Alternative axée sur les petites entreprises et les freelancers, offrant des outils de facturation simplifiés.
- Outils de gestion de la relation client (CRM) :
- HubSpot : Offre des fonctionnalités de CRM pour gérer les interactions avec les clients et suivre les leads.
- Salesforce : Solution complète de CRM adaptée à une variété de besoins d’affaires.
- Outils de gestion documentaire et d’archivage :
- Evernote : Application pour la prise de notes et l’archivage de documents.
- Google Drive ou Dropbox : Pour le stockage, le partage, et la sauvegarde de fichiers en ligne.
Comment trouver des clients quand on est secrétaire indépendante ?
Au cours d’une activité de secrétaire indépendante, tisser des liens et entretenir son réseau est à considérer. Une telle pratique favorise les recommandations et nourrit le fameux bouche-à-oreille, souvent cité comme un bon moyen de nourrir son chiffre d’affaires. Certaines choisissent d’ailleurs de rejoindre un club d’entrepreneurs pour développer leur réseau. Pour plus de renseignements, les CCI locales proposent un accompagnement. En effet, les réseaux sociaux ne suffisent pas pour lancer son activité ou la développer.
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Clients : pourquoi opter pour une secrétaire indépendante ?
Opter pour un secrétariat externalisé vous permettra de limiter vos dépenses et de réaliser des économies non négligeables. Vous n’aurez pas de salaire à verser mais un prestataire à payer ce qui reviendra beaucoup moins cher et plus intéressant pour la rentabilité de votre structure.
Par ailleurs, faire appel à une secrétaire externe (ou aussi appelée secrétaire freelance) permet de gagner en temps et en productivité.
Enfin, il ne faut pas négliger la flexibilité de l’offre des prestataires de services comme Officéo. Vous avez la possibilité de réajuster les missions et de revoir le volume horaire selon vos besoins et selon votre charge de travail. En prime, vous avez une facturation au réel des heures effectuées donc aucune surfacturation ni mauvaise surprise !
Quels services déléguer à Officéo ?
Officéo est un spécialiste leader en assistance administrative pour entreprises et entrepreneurs. Son défi consiste à trouver la bonne compétence au bon endroit pour vous offrir un service de qualité sur mesure.
Officéo vous propose une solution flexible, experte, à la mise en œuvre rapide pour répondre à vos besoins. Les services que vous pouvez déléguer à Officéo sont divers et nombreux : secrétariat, gestion administrative et comptable, gestion commerciale et ADV, gestion des achats, gestion RH, etc.
Ainsi, optez pour une solution plus souple qu’un contrat de travail (CDI ou CDD), moins coûteuse que l’intérim et plus fiable qu’un freelance en direct.
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Questions fréquentes
❓Puis-je devenir secrétaire sans diplômes ?
Vous pouvez être secrétaire sans avoir de diplômes, mais il sera plus compliqué pour vois d’accéder au marché du travail. Pour une assistante juridique, il faudra au moins avoir fait un formation en droit.
Pour en savoir plus :
