Numérisation de vos documents administratifs privés

Garder une copie de vos documents sur votre ordinateur, c’est faire preuve de prudence : papiers d’identité en cas de départ en vacances, documents administratifs qui ne sont établis qu’une seule fois (certificats de travail, avis d’imposition), papiers administratifs anciens qui se dégradent…
Avoir une copie numérisée permet aussi, dans un échange mail avec une administration par exemple, de fournir rapidement les pièces demandées. Officeo gère pour vous la numérisation et l’archivage de vos documents personnels notamment, via le coffre fort électronique "Mon Coffre".
Pour en savoir plus sur notre service de numérisation de documents, coffre fort électronique, téléchargez notre document : Numérisation documentaire - Mode d’emploi.

« Mon Coffre » - Coffre-fort électronique

En complément de la numérisation de documents, assurée par votre Assistant Privé, Officéo offre un service de coffre-fort électronique en ligne ultra-sécurisé dans lequel vous pourrez stocker vos documents importants.

Pourquoi numériser ses papiers et les déposer dans « Mon Coffre » ?

• Assurance perte/vol/destruction : En numérisant vos documents et en les déposant dans votre coffre fort électronique en ligne, vous vous sécurisez contre leur perte, leur vol ou leur destruction (incendie, inondation, …). Disposer d’une copie chez soi ou en voyage peut s’avérer primordial.
• Disponibilité partout et tout le temps : En numérisant vos documents et en les déposant dans votre coffre fort électronique, vous les rendez disponibles n’importe où et n’importe quand pourvu que vous ayez une connexion Internet. De plus, grâce à la fonction de recherche par mots-clés, vous retrouvez n’importe quel document en un instant.
• Suppression du papier, libération d’espace : Un chez-vous sans papier ? C’est (presque) possible ! Pour certains documents, il est inutile de garder une copie papier originale. Une fois ces documents numérisés, vous pouvez donc vous en débarrasser.
• Partage avec votre Assistant Privé : Tout document de votre coffre fort électronique est, si vous le souhaitez, accessible à votre Assistant Privé. Vous pouvez ainsi, via le coffre électronique, déléguer à votre Assistant Privé à distance le traitement de certains courriers. Si vous optez pour le classement dématérialisé uniquement, votre Assistant Privé pourra mettre à jour ce classement à distance.

Coffre fort électronique : Plan de classement type

A titre d’exemple, voici notre plan de classement type :

Assurance

• Contrats et attestations : Contrat d’assurance habitation (avec ou sans Responsabilité Civile) - Contrat d’assurance auto, bateau, moto… - Contrat d’assurance scolaire - Contrats d’assurance décès - Assurance sur la vie - Contrats souscrits du vivant auprès des pompes funèbres - Contrat d’assurance professionnelle
• Courriers : Double d’une lettre de résiliation, accusé de réception
• Preuves de valeurs  : Photos des meubles, œuvres d’arts, objets de valeurs (hi-fi, cd, dvd, etc.). Certificats d’authenticité (bijoux, meubles, œuvres d’art,…). Estimations d’experts
• Sinistres : Dossier de règlement des sinistres par l’assureur. Dossier d’accident corporel (factures, expertises, certificats médicaux), afin d’obtenir des dédommagements pour le préjudice subi.

Factures et garanties

• Achats exceptionnels : Factures et garanties diverses.
• Travaux : Contrats de travaux, contrats d’architecte. Factures et preuves de paiement des travaux. Procès verbaux de réception des travaux
• Equipements de la maison : Mobilier, Electroménager, hi-fi, Micro-informatique, outils de bricolage et de jardinage
• Prestations de service : Artisans (plombier, etc.). Eau, électricité, téléphone. Hôtels, restaurants, etc. -
• Vêtements : Costumes, robes de soirées, etc.

Famille

• Contrats et actes : Actes d’état civil (copies intégrales et extraits). Contrats de mariage ou PACS (pactes civil de solidarité). Jugement de divorce ou de séparation. Union libre. Décisions de justice, tutelles, curatelles… Succession. Actes de donation. Dispositions testamentaires.. Actes de reconnaissance d’un enfant, actes d’adoption.
• Formation / Scolarité : Diplômes universitaires et professionnels. Dossiers scolaires
• Loisirs : Cartes de membres de club, association, parti politique… Licences sportives, professionnelles, associatives… Cartes d’abonnement, de réduction (transport, commerçants, famille nombreuses…), etc…
• Papiers d’identité : Carte d’identité. Passeport. Permis de conduire. Livret de famille. Livret militaire. Visas, cartes de séjour, de résident. Carte d’étudiant.

Finances

• Banques : Contrats des banques. RIB - RIP. Facturettes de cartes bancaires. Relevés de comptes, virement, prélèvement,etc. Prêt immobilier, prêt à la consommation.
• Impôts : Impôt sur le revenu : Avis d’imposition, déclaration de revenu, justificatifs de réduction/déduction. Impôts sur la fortune : Déclarations, avis de paiement. Impôts locaux. Attestations de paiement.

Logement (locataire)

• Contrats : Contrat de bail. Contrat d’assurance habitation (avec ou sans Responsabilité Civile).
• Courriers : Lettres propriétaires-locataires, justificatifs AR. Etats des lieux.
• Quittances : Quittances de loyers.
• Travaux et entretien : Devis et factures de travaux. Contrats d’entretien de chaudière. Certificats de ramonage annuel.

Logement (propriétaire)

• Contrats et titres  : Contrat de bail. Titres de propriétés
• Copropriété : Décompte de charges. Procès verbaux des assemblées générales. Règlements de co-propriété.
• Travaux et entretien : Devis et factures des travaux effectués.

Santé

• Dossiers médicaux : Ordonnances (notamment pour les affections de longue durée). Résultats d’examens médicaux et d’analyses, radiographies, échographies, etc. Carnet de santé de toute la famille, carnets de vaccination. Cartes de groupe sanguin.
• Sécu / Mutuelle : Attestation de carte verte, carte verte (carte assuré social). Carte de mutuelle. Attestation de remboursement de la mutuelle. Copie des fiches de sécu.

Vie professionnelle (salarié)

• Contrats, courriers : Contrats de travail, certificats de travail Lettres d’engagements, soldes de tout compte, licenciement.
• Préparation retraite : Fiches de paie. Relevés de points retraite. Justificatifs d’arrêt de travail, de maternité. Justificatifs Assedic. Attestation de congé parental.

Vie professionnelle (employeur)

• Employeur : Statuts de la société, registres de procès verbaux d’assemblées et de conseils d’administration. Livres, registres comptables et bancaires, factures, bons de commandes, de livraisons et contrats commerciaux. Doubles des bulletins de paie des employés, les registres du personnel. Rapports des commissaires aux comptes et documents relatifs aux versements des charges sociales. Documents relatifs à la comptabilisation des horaires des salariés.

Voiture / Moto

• Achats, cessions : Actes de ventes, factures d’achats (date de fin de garantie).
• Amendes : Justificatifs de paiement de PV, pertes de points du permis auto.
• Entretien : Factures de réparation
• Papiers, assurance : Carte grise. Attestation assurance. Attestation assurance